Fase 1: Initiatief
Algemeen
Dit is de fase waarin je verkent welk project je start. Misschien is er een probleem in de wijk, een groep inwoners met een goed initiatief of het college of de raad komt met een verzoek.
Het doel van de initiatieffase is dat je een duidelijke projectdefinitie maakt en bekijkt welke onderzoeken hiervoor nodig zijn. In deze fase verken je ook de omgeving: wie zijn er betrokken, wie hebben een belang en wat is bijvoorbeeld de impact van mijn project op de omgeving. Dit inzicht is van belang voor de communicatie van en over je project.
Krachtenveld
Breng je stakeholders en belanghebbenden in kaart. Dit noemen we ook wel het krachtenveld en dat doe je met de ‘ringen van invloed’. Neem het schema over op een groot vel en vul de analyse in. Dit kan je zelf doen, samen met je projectgroep, je communicatieadviseur en eventueel ook met externe partners. Zo bepaal je samen met wie je op welke wijze wil of moet communiceren (participeren).
Bepaal welke invloed hebben partijen in je netwerk op de ontwikkeling van het project? Willen ze meedenken of meewerken, of kunnen ze zelfs meebeslissen? Of is het voldoende dat ze geïnformeerd blijven en dus mee weten wat er speelt? De krachtenveldanalyse geeft inzicht in hoe het op dit moment is: welke rollen partijen graag voor zichzelf zouden zien en waar jij denkt dat er ruimte is. De stap van feitelijk naar wenselijk vormt de basis voor je strategie.
Tips:
Zet boven dit plaatje de fase in het project waar deze analyse over gaat.
Een krachtenveldanalyse helpt om je te richten op de belangrijkste partijen.
Welke rol een actor feitelijk heeft, welke rol hij zou willen en welke rol jij wenselijk vindt, zijn drie verschillende analyses. Zorg dat je steeds helder bent over welke analyse je maakt.
Doe deze analyse opnieuw zodra het project een nieuwe fase ingaat.
Persoonlijk gesprek
In Molenlanden communiceren we dichtbij. We zijn goed bereikbaar, we gaan naar inwoners en ondernemers toe, luisteren en sluiten aan op de behoefte. Een persoonlijk gesprek met de omgeving, een externe partner, collega’s of bestuurder kan je helpen om je opdracht helder te krijgen.
Communiceren op z’n Molenlands vertalen we in:
Wees aardig en vriendelijk; begroet mensen met een glimlach
Vertel begrijpelijk wat er gaat gebeuren
Luister actief en vraag door (naar zorgen)
Laat inwoners meedenken als dat kan
Leer van opmerkingen die we krijgen
Zorg dat inwoners weten dat je naar hen luistert
Verplaats je in de situatie van de ander
Geef aan bij wie en hoe ze voor vragen terecht kunnen (dat is altijd een persoon)
Reageer snel als inwoners vragen hebben (of leg uit waarom het langer duurt)
Communicatieadvies
Je communiceert altijd: neem de communicatieparagraaf in het projectopdracht serieus. Denk hierover na en schrijf ‘m samen met een communicatieadviseur. Vooraf nadenken over de communicatie helpt en voorkomt dat je achteraf moet repareren. ‘Niet van toepassing’ invullen bij communicatie is geen optie.
Voorbeeldbrieven
Inwoners informeren of uitnodigen? Laat je inspireren door de verschillende voorbeeldbrieven. Wie weet kan je een brief voor een groot deel overnemen, maar realiseer je dat ieder project uniek is. Ook dat van jou. Dus maatwerk blijft nodig, maar de voorbeelden maken het je misschien wel makkelijker?
De voorbeeldteksten staan in een blanco word-document. Kopieer de tekst in een juist briefsjabloon, maak de tekst specifiek voor jouw project. En laat ‘m vooral nog een keer meelezen door een andere collega of een collega van communicatie. Als de tekst akkoord is, kan je ‘m met hulp van het vakteam facilitair laten kopiëren en bezorgen.