Fase 3: Ontwerp/ voorbereiding
Algemeen
In de ontwerpfase maak je een voorlopig schetsontwerp (SO), een voorlopig ontwerp (VO) en een definitief ontwerp (DO). En hierover communiceer je met de omgeving. Dat betekent dat de communicatie (en participatie) ook start en je samen met je communicatieadviseur het plan uitvoert.
We communiceren begrijpelijk en beeldend. We communiceren proactief en betrekken inwoners en ondernemers zo vroeg mogelijk. We maken goede afspraken wat we daarin van elkaar verwachten. En we zorgen dat de basiscommunicatie op orde is: we mailen, schrijven en bellen op tijd terug en gebruiken Klare Taal. En natuurlijk combineren we verschillende kanalen en middelen voor het beste bereik. Hierbij monitoren we wat werkt. Zo blijven we vernieuwend.
Bouwbord
Attendeer omwonenden met een bouwhekdoek of bouwbord dat we werkzaamheden (gaan) uitvoeren. Een bouwhekdoek in de buurt maakt inwoners en ondernemers bewust dat er iets gaat gebeuren (vooraf) of nu gebeurt. Met een sfeerimpressie kan het ook een vooruitblik geven hoe de buurt er na de werkzaamheden uitziet: groener, mooier of veiliger.
Gemeentepagina
In Molenlanden verschijnt op donderdag Het Kontakt, het huis-aan-huis blad in onze gemeente. In deze krant publiceren wij wekelijks onze gemeentepagina met nieuwsberichten en bekendmakingen.
Tip: de gemeentepagina is advertentieruimte waarvoor we betalen. Houd hier rekening mee en kies bijvoorbeeld voor een verkorte versie van je nieuwsbericht. En verwijs voor meer informatie naar het volledige bericht op de projectenwebsite.
Voorbeeldbrieven
Inwoners informeren of uitnodigen? Laat je inspireren door de verschillende voorbeeldbrieven. Wie weet kan je een brief voor een groot deel overnemen, maar realiseer je dat ieder project uniek is. Ook dat van jou. Dus maatwerk blijft nodig, maar de voorbeelden maken het je misschien wel makkelijker?
De voorbeeldteksten staan in een blanco word-document. Kopieer de tekst in een juist briefsjabloon, maak de tekst specifiek voor jouw project. En laat ‘m vooral nog een keer meelezen door een andere collega of een collega van communicatie. Als de tekst akkoord is, kan je ‘m met hulp van het vakteam facilitair laten kopiëren en bezorgen.
Inwonersavond
Een goede voorbereiding is het halve werk! Een inwoneravond start met een goed plan. Voor wie organiseer je de avond en hoe bereik je hen het beste? Hoe zorg je dat zij goed geïnformeerd of juist betrokken naar huis gaan?
Een bouwplan voor bijeenkomsten helpt je met stilstaan bij het doel van de avond en welke (werk)vorm hier bij past. Wat is het aantal deelnemers en wat verwacht je van hen: welk gedrag wil je oproepen en wat is de rol van de opdrachtgever of bestuurder. Een bouwplan helpt je praktisch met nadenken over de verschillende onderwerpen, hoeveel tijd je hiervoor wilt inruimen én wat ze moeten opleveren. Want, wanneer gaat iedereen tevreden naar huis?