Fase 2: Definitie
Algemeen
Je werkt toe aan een go-no go vanuit directie, college of raad. Ook communicatie is in deze fase belangrijk. Je maakt duidelijk dat we het sámen doen: met én voor inwoners en ondernemers. We zien onszelf als één van de spelers in het speelveld en staan met de voeten in de klei.
We slaan de brug naar inwoners, ondernemers en andere partners door communicatie met impact, die de ander vooropstelt. In de letterlijke communicatie noemen we eerst anderen en dan de gemeente én we gaan uit van de behoefte van inwoners en anderen. Op die manier krijgen communicatie en participatie de plek die het verdient: in het hart van onze organisatie, in het hart van onze collega’s.
Krachtenveld
Welke invloed hebben partijen in je netwerk op de ontwikkeling van het project? Willen ze meedenken of meewerken, of kunnen ze zelfs meebeslissen? Of is het voldoende dat ze geïnformeerd blijven en dus mee weten wat er speelt? De krachtenveldanalyse geeft inzicht in hoe het op dit moment is: welke rollen partijen graag voor zichzelf zien en waar jij denkt dat er ruimte is. De stap van feitelijk naar wenselijk vormt de basis voor je strategie.
Neem het schema over op een groot vel en vul de analyse in. Dit kan je zelf doen (met een collega van communicatie), samen met je projectgroep en ook met externe partners.
Tips:
Zet boven dit plaatje de fase in het project waar deze analyse over gaat.
Een krachtenveldanalyse helpt je om je te richten op de belangrijkste partijen.
Welke rol een actor feitelijk heeft, welke rol hij zou willen en welke rol jij wenselijk vindt, zijn drie verschillende analyses. Zorg dat je steeds helder bent over welke analyse je maakt.
Doe deze analyse opnieuw zodra het project een nieuwe fase ingaat.
Inwoneravond
Een goede voorbereiding is het halve werk! Een inwonersavond start met een goed plan. Voor wie organiseer je de avond en hoe bereik je hen het beste? Hoe zorg je dat zij goed geïnformeerd of juist betrokken naar huis gaan?
Een bouwplan voor bijeenkomsten helpt je met stilstaan bij het doel van de avond en welke (werk)vorm hier bij past. Wat is het aantal deelnemers en wat verwacht je van hen: welk gedrag wil je oproepen en wat is de rol van de opdrachtgever of bestuurder. Een bouwplan helpt je praktisch met nadenken over de verschillende onderwerpen, hoeveel tijd je hiervoor wilt inruimen én wat ze moeten opleveren. Want, wanneer gaat iedereen tevreden naar huis?
Communicatieadvies
Elk collegevoorstel, raadsvoorstel of raadsinformatiebrief (RIB) heeft een communicatieparagraaf. Schrijf deze paragraaf altijd samen met een communicatieadviseur.
Pers- en mediabericht
Afhankelijk van de grootte van je project, stel je een persbericht of mediabericht op samen met de portefeuillehouder (Bestuurlijk opdrachtgever - BOG) en een communicatieadviseur.
Wil je een persbericht? Neem contact op met communicatie@jouwgemeente.nl
Voorbeeldbrieven
Inwoners informeren of uitnodigen? Laat je inspireren door de verschillende voorbeeldbrieven. Wie weet kan je een brief voor een groot deel overnemen, maar realiseer je dat ieder project uniek is. Ook dat van jou. Dus maatwerk blijft nodig, maar de voorbeelden maken het je misschien wel makkelijker?
De voorbeeldteksten staan in een blanco word-document. Kopieer de tekst in een juist briefsjabloon, maak de tekst specifiek voor jouw project. En laat ‘m vooral nog een keer meelezen door een andere collega of een collega van communicatie. Als de tekst akkoord is, kan je ‘m met hulp van het vakteam facilitair laten kopiëren en bezorgen.
Een kaartje
Een kaart is een andere manier om inwoners te informeren of uit te nodigen. Bijvoorbeeld met een ‘let op’ voor kleine overlast of als ‘bedankje’ als het project is afgerond. Een kaart valt op. Voordeel is ook dat het je dwingt om goed na te denken over je kernboodschap en helpt om (overbodige informatie) te schrappen.
Hulp nodig bij het maken van een kaartje? Neem contact op met communicatie@jouwgemeente.nl