Evenementenvergunning

Een nieuw evenement meldt u vóór 1 oktober voorafgaand aan het nieuwe jaar. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar apv@jouwgemeente.nl.

Uw evenement wordt dan geregistreerd. Let op: dit is een vooraankondiging, het is géén aanvraag. De aanvraag voor een evenementenvergunning of de melding van een 5-jarig evenement doet u in het betreffende jaar, uiterlijk 6 weken voorafgaand aan het evenement. Verdere informatie hierover kunt u terugvinden op deze pagina.

De vooraankondigingen geven de gemeenten en de (hulp)diensten in een vroegtijdig stadium inzicht in hun capaciteitsplanning en de mogelijkheid tot spreiden van (grootschalige) evenementen. Op deze manier wordt samenloop van evenementen vroegtijdig gesignaleerd en kunnen we voorkomen dat er meerdere evenementen tegelijkertijd worden gepland die vanwege veiligheidsrisico’s niet gecombineerd kunnen worden.

Met het doorgeven van uw evenement (de zogenaamde vooraankondiging) plaatst u een evenement op de regionale evenementenkalender. Hiermee zijn ook de hulpdiensten geïnformeerd over het evenement.

Bij een latere aanmelding kan opneming in de evenementenkalender en vergunningverlening om die reden worden geweigerd.

Alle jaarlijks terugkerende evenementen met vaste datum zijn al bij ons bekend. Het gaat dus  om nieuwe evenementen die nog niet bekend zijn bij ons. Én om evenementen met een afwijkende datum.

Als u twijfelt of uw evenement al bekend is bij ons, kunt u uiteraard altijd even contact met ons opnemen. Dit doet u door een mail te sturen naar apv@jouwgemeente.nl.

Vergunningsvrij

In sommige gevallen heeft u geen vergunning voor een klein evenement nodig. U heeft geen vergunning nodig wanneer:

1. het aantal aanwezigen gelijktijdig niet meer bedraagt dan 200 personen en
2. het evenement tussen 07.00 en 24.00 uur plaats vindt en
3. het geluidsniveau, gemeten op de gevel van de dichtstbijzijnde woning, niet meer bedraagt dan:
   - van 07.00 tot 18.00 uur: 50 dB(A)
   - van 18.00 tot 22.00 uur: 45 dB(A)
   - van 22.00 tot 24.00 uur: 40 dB(A) en
4. het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad, parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten en
5. er geen alcohol wordt geschonken.

Let op: 
Zoals voor alle evenementen geldt bent u ook als organisator van een klein evenement verantwoordelijk voor het geheel, van het begin tot de afronding. Dit houdt onder andere in dat u ook verantwoordelijk bent voor het doen van een Klic-melding als er palen, tentharingen of andere attributen in de grond geslagen worden. U kunt een Klic-melding doen via de website van het kadaster www.kadaster.nl. Dit om de locatie van de leidingen te bepalen en ter voorkoming van mogelijke schades en daaruit voorvloeiende kosten. Wanneer er door nalatigheid van de organisator schade ontstaat bent u verantwoordelijk voor (de kosten van) het herstel van deze schade.

Vergunningsplichtig

Past uw evenement niet in bovenstaande voorwaarden dan moet u een vergunning aanvragen. Wilt u een evenement organiseren in onze gemeente, dien dan een vergunningaanvraag in via onderstaande link. U moet de aanvraag voor een evenementenvergunning uiterlijk 6 weken voor de datum waarop het evenement plaatsvindt indienen. Een aanvraag is pas ingediend op het moment dat alle documenten volledig zijn ingevuld en alle benodigde informatie is ingeleverd. Tijdens het invullen van de vragen wordt duidelijk aangegeven welke bijlagen er nodig zijn. Niet tijdig ingediende aanvragen kunnen worden afgewezen.

Past uw evenement niet in bovenstaande voorwaarden dan moet u een vergunning aanvragen. Wilt u een evenement organiseren in onze gemeente, dien dan een vergunningaanvraag in. U moet de aanvraag voor een evenementenvergunning uiterlijk 6 weken voor de datum waarop het evenement plaatsvindt indienen.

In het digitale aanvraagformulier staat aangegeven welke bijlagen er nodig zijn. Een aanvraag moet volledig en naar waarheid ingevuld worden.

We raden u aan de bijlagen die voor uw evenement van toepassing zijn alvast klaar te zetten, voordat u uw aanvraag indient via onderstaande link. Als u vragen heeft terwijl u hiermee bezig bent, kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Dan kunnen we mondeling met u doornemen wat voor uw evenement van toepassing is. U kunt contact opnemen met het team Veiligheid en Handhaving, cluster Veiligheid, telefoonnummer 088-75 15 000.

Afhankelijk van uw evenement worden de volgende bijlagen gevraagd (deze kunt u uploaden aan het einde van de digitale aanvraag):

• Programma - Als u een programma heeft, ontvangen wij dat graag. Ook al is het nog onder voorbehoud.
• Totale overzichtstekening met alle te plaatsen objecten - Op deze tekening moet het hele evenement te zien zijn (gebruik eventueel een luchtfoto van Google), bijvoorbeeld:
  • een feesttent met alles wat daar omheen staat zoals toiletten, aggregaat, parkeermogelijkheden (auto’s/fietsen) enzovoort,
  • een braderie/rommelmarkt met de te plaatsen kramen en activiteiten,
  • een sportwedstijd met een parcours, te plaatsen toiletten, EHBO enzovoort.
• Wilt u straten afsluiten? - Dan is een verkeersplan verplicht. U kunt bijvoorbeeld een luchtfoto van Google gebruiken en hierop aangeven waar de afzettingen komen en hoe u het doorgaande verkeer gaat omleiden. Verkeersborden en dranghekken kunt u gebruiken van de gemeente.
• Organiseert u een optocht, avondvierdaagse of wedstrijd waarbij het verkeer tijdelijk wordt opgehouden? - Dan is een route verplicht. U kunt de route in woorden uitschrijven, maar u kunt bijvoorbeeld ook een route intekenen in Googlemaps.
  • In de digitale aanvraag wordt gevraagd hoeveel verkeersregelaars u in gaat zetten. Als uw route door meerdere gemeenten gaat hoeft u enkel bij de gemeente waar uw evenement start een aanvraag in te dienen. Deze gemeente neemt vervolgens contact op met de overige gemeenten.
• Wilt u zwak-alcoholische dranken schenken buiten een horecagelegenheid? - Dan is een kopie van het legitimatiebewijs van de verantwoordelijke leidinggevende verplicht (voor- en achterkant). Zie ook de uitleg hierover op deze pagina onder de kop Wetgeving en beleid.
• Verwacht u meer dan 500 bezoekers tegelijkertijd? - Een veiligheidsplan is verplicht als er meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig zijn en het evenement plaatsvindt in de openlucht, tent of gebouw zonder gebruiksvergunning. Bij de overige evenementen is een veiligheidsplan in beginsel niet verplicht. 
  • Als handreiking is dit model veiligheidsplan opgesteld. Dit kan gebruikt worden bij de opstelling van uw eigen veiligheidsplan. Het is ook toegestaan een eigen versie op te stellen, daarin dienen wel de punten zoals omschreven in het model opgenomen te worden.
• Plaatst u een tent groter dan 25m2? - Dan is het volgende nodig:
  • Een tekening van de inrichting van de tent. Op deze tekening moet te zien zijn waar de nooduitgangen zitten, het podium, de bar, de EHBO, de brandblussers enzovoort. Het is belangrijk dat u ook aangeeft hoe breed de nooduitgangen zijn en hoeveel de netto-oppervlakte is (= bruto-oppervlakte min het podium, bar enzovoort). Aan de hand hiervan wordt uitgerekend hoeveel mensen u kwijt kunt in de tent. Basis uitgangspunt is 90 personen per strekkende meter nooduitgang en 2,3 personen per netto vierkante meter;
  • Een tentboek. Deze krijgt u bij het huren van een tent. In een tentboek staan constructieberekeningen, de windbelasting, de brandbaarheid van het tentdoek enzovoort.
• Bouwt u een groot openlucht podium of tribune? - Voor het plaatsen en bouwen van dergelijke grotere objecten wordt een constructietekening gevraagd. Als u enkel een feesttent plaatst en een tentboek heeft, hoeft dit niet. In de Informatiefolder constructieve veiligheid vindt u een uitgebreide uitleg hierover. Ook staat hier een uitleg over bijzondere categorieën zoals opblaaskussens, kermisattracties, hoogwerkers en dergelijke.

Heeft u alle bijlagen gereed? Dien dan een aanvraag in via onderstaande link.

Aanvragen evenementenvergunning

Wilt u de aanvraag liever via een e-mail indienen, gebruik dan dit worddocument. U kunt de aanvraag en de bijlagen mailen naar apv@jouwgemeente.nl.

Heeft u een 5-jarige evenementenvergunning en geen of nauwelijks wijzigingen? Dan kunt u via onderstaande link de definitieve datum van het evenement voor de komende editie doorgeven. Daarbij wordt gevraagd om het zaaknummer van de 5-jarige vergunning. Zorgt u ervoor dat u deze alvast heeft opgezocht voor u begint met het indienen van de melding.

Afhankelijk van het evenement worden de volgende bijlagen gevraagd (deze kunt u uploaden aan het einde van de melding):

• Programma
• Evt. kleine wijzigingen - Bij grote wijzigingen kan het zijn dat u een nieuwe aanvraag moet indienen. Als u hierover twijfelt, kunt u altijd contact opnemen met het team Veiligheid en Handhaving, cluster Veiligheid. Zie de contactgegevens onderaan deze pagina. 

Goed om te weten

• De vergunning is pas definitief nadat u de datum van het evenement bekend maakt aan de gemeente én
• u van ons een bevestiging van de melding heeft ontvangen.

De datum moet minimaal 6 weken van tevoren aan ons bekend gemaakt worden.

5-jarige evenementenvergunning

De gemeente Molenlanden heeft sinds kort een nieuwsbrief met informatie over ontwikkelingen, feiten en nieuwtjes bij evenementen.

Hieronder kunt u de nieuwste editie lezen:

Nieuwsbrief Evenementen februari 2024

Hieronder kunt u de editie van juni 2023 lezen: 

Nieuwsbrief Evenementen juni 2023 

Wilt u deze nieuwsbrief automatisch toegezonden krijgen schrijft u zich dan in via:

Aanmelden Nieuwsbrief

U kunt zich eenvoudig afmelden als u de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen. Klik dan onderaan in de nieuwsbrief op de link hier afmelden.

De inzet van EHBO bij evenementen is afhankelijk van de omvang van het evenement en de activiteiten die tijdens het evenement plaatsvinden.

Algemene norm:

• De aanwezigheid van EHBO is niet verplicht bij kleinschalige evenementen waarvoor geen vergunning nodig is;
• Als er meer dan 500 bezoekers of deelnemers gelijktijdig aanwezig zijn is de inzet van EHBO-ers verplicht. Norm is dat er minimaal 2 EHBO-ers aanwezig moeten zijn bij 500 tot 1000 bezoekers, waarbij er bij iedere 1000 bezoekers meer in principe één extra EHBO-er aanwezig moet zijn.

Dit is een algemene norm. Bij bv. (sport)wedstrijden met snelheid en/of fysieke inspanning of evenementen waar bovenmatig alcoholgebruik verwacht wordt zal een andere norm gelden.

Er moet tijdens een evenement een zorgruimte aanwezig zijn waar vanuit de zorgverleners hun werkzaamheden uit kunnen voeren.

De minimale eisen aan de EHBO-ruimte:

• De ruimte moet herkenbaar zijn;
• Goede communicatie tussen zorgverlener en zorgvrager moet mogelijk zijn. De ruimte bevindt zich bij voorkeur niet te dicht bij de geluidsinstallatie en/of het podium;
• De EHBO-ruimte moet voldoende privacy en beschutting bieden voor behandelingen;
• De EHBO-ruimte moet schoon en goed verlicht zijn.

Voorbeelden van een EHBO-ruimte: een kleedkamer van een sportcomplex, een naastgelegen kantoorruimte, een mobiele post of EHBO-tent op een (festival)terrein of bij een feesttent enz.

De EHBO’ers dienen gediplomeerd te zijn, te beschikken over de juiste materialen, zichtbaar aanwezig te zijn en herkenbare kleding te dragen. De eventuele kosten zijn voor rekening van de organisator.

Aandachtspunt: sommige lokale EHBO verenigingen hebben een tekort aan vrijwilligers. Advies is dan ook om ruim op tijd de inzet van EHBO’ers te regelen.

Meer informatie over EHBO

In de Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) staan de randvoorwaarden voor goede evenementenzorg omschreven, zie hiervoor de volgende link: www.evenementenz.org

Wanneer u een evenement op of aan de openbare weg organiseert heeft u vaak naast parkeerwachters ook verkeersregelaars nodig. Een evenement kan zorgen voor overlast of gevaarlijke situaties in het verkeer. Denk bijvoorbeeld aan een wielerwedstrijd, een optocht, een wandelvierdaagse enz. of een evenement waarvoor een straat of gebied afgezet wordt. Het is belangrijk dat het verkeer weinig of geen last heeft van het evenement. Daarom zorgen verkeersregelaars dat het verkeer goed kan doorrijden.

Een verkeersregelaar zorgt dat het verkeer tijdens evenementen goed door kan rijden. De gemeente stelt verkeersregelaars bij evenementen aan.

De gemeente bepaalt, samen met de politie of en hoeveel verkeersregelaars er nodig zijn. In sommige gevallen kan u gevraagd worden om een verkeersplan bij uw aanvraag aan te leveren.

Een parkeerwachter kunt u inzetten om het parkeren bij het evenement te begeleiden. Dit hoeft geen officiële verkeersregelaar te zijn. Dit kan alleen als er geen aanwijzingen op de openbare weg worden gegeven. Parkeerwachters mogen namelijk het verkeer niet regelen.

Wat is een verkeersregelaar?

Een verkeersregelaar is in Nederland een persoon die de bevoegdheid heeft om instructies op te dragen aan weggebruikers, zoals bepaald in het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990. Een evenementenverkeersregelaar is een verkeersregelaar die specifiek voor evenementen wordt ingezet, en eenvoudige aanwijzingen mag geven zoals het stopteken en het oprijteken. Een verkeersregelaar is ouder dan 16 jaar (binnen bebouwde kom). Buiten de bebouwde kom is de leeftijd minimaal 18 jaar, omdat hier doorgaans harder gereden wordt dan 50 km per uur en bij duisternis of slecht zicht onvoldoende openbare straatverlichting aanwezig is.

Indien het nodig is om verkeersregelaars in te zetten, kunt u ervoor kiezen om uw eigen vrijwilligers op te laten leiden tot evenementenverkeersregelaars. Zij kunnen dan een digitale instructie volgen waarna zij automatisch worden aangesteld als evenementenverkeersregelaars.

Beroepsverkeersregelaars kunt u altijd inzetten. Houdt u er wel rekening mee dat het inzetten van beroepsverkeersregelaars kosten met zich meebrengt.

Hoe werkt dit?

U kunt hiervoor uw evenement aanmelden via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl. Vervolgens keurt de gemeente uw evenement goed en kunt u uw vrijwilligers uitnodigen om de digitale instructie te volgen. Zodra iedereen geslaagd is worden uw mensen automatisch aangesteld als evenementenverkeersregelaar. Deze instructie is kosteloos en 1 jaar geldig. Voor meer informatie en/of vragen kijkt u op de website www.verkeersregelaarsexamen.nl (Stichting Verkeersregelaars Nederland).

Vragen?

Wanneer u wilt weten of u verkeersregelaars moet inzetten en/of hoeveel neem dan contact op met team Veiligheid en Handhaving, cluster Veiligheid. Dit kan via het emailadres apv@jouwgemeente.nl of via het telefoonnummer 088-7515000.

Wetgeving 

• Regeling verkeersregelaars 2009 
• Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer hoofdstuk V 
• Het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990  
• Aanstellingsbesluit verkeersregelaars

Een aanvraag van een evenementenvergunning kost €31,40. Dit geldt ook voor een 5-jarige vergunning.

• Een aanvraag voor een ontheffing als bedoeld in artikel 35 van de Alcoholwet kost €31,40.

De kosten staan in de legesverordening

In de Algemene Plaatselijke Verordening staan de algemene spelregels voor het organiseren van een evenement. Deze regels zijn nader uitgewerkt in het evenementenbeleid.

• APV Molenlanden
• Evenementenbeleid gemeente Molenlanden

Alcohol schenken tijdens een evenement 

Tijdens een evenement heeft u de mogelijkheid om zwak-alcoholische dranken te schenken. Dit wordt uitsluitend toegestaan aan personen van 18 jaar en ouder. Indien u zwak-alcoholische dranken wilt verstrekken (schenken) kunt u dit aangeven op het aanvraagformulier evenementen. Als bijlage dient u dan wel een legitimatiebewijs van de verantwoordelijke leidinggevende voor het schenken van de alcohol bij te sluiten. Een kopie is nodig van de voorkantkant en van de achterkant van het legitimatiebewijs.

U kunt dit ook nalezen in de Alcoholwet.

Landelijke regels voor brandveiligheid bij evenementen 

Met ingang van 1 januari 2018 gelden er landelijke regels voor de brandveiligheid van ‘overige plaatsen’. Deze regels zijn o.a. van toepassing bij evenementen in de openbare ruimte. De nieuwe regels zijn te vinden in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP).

Hieronder een aantal folders t.b.v. evenementen vanuit bovenstaande regelgeving (BGBOP), geldend vanaf 1 januari 2018. 

• Folder : Algemene-veiligheidsvoorschriften 
• Folder : Kleine-tenten 
• Folder : Grote-tenten 
• Folder : Bakkramen-en-bakwagens 
• Folder : Gebruik-van-gas 
• Folder : Braderieen-paardenmarkten-en-rommelmarkten 
• Folder : Vuurkorven-en-fakkels 
• Folder : Optocht 
• Folder : Straatbarbecues

Sinds 2022 is de website www.ontdekdealblasserwaard.nl online. Hierop vinden zowel inwoners als bezoekers van Molenlanden meer informatie over wat er allemaal te zien en te beleven is in de regio op het gebied van Recreatie & Toerisme. Op de website staat ook een Agenda waarop alle evenementen en activiteiten worden vermeld. U kunt uw evenement aanmelden voor deze Agenda door een mailtje met meer informatie te sturen naar: gerrit@ontdekdealblasserwaard.nl.

Zo geeft u nog meer bekendheid aan uw evenement zowel voor bezoekers van binnen als buiten Molenlanden! 

Heeft u vragen, dan kunt u contact opnemen met het team Veiligheid en Handhaving, cluster Veiligheid via apv@jouwgemeente.nl. Ook kunt u bellen naar 088-75 15 000.

Bezwaar
Na het besluit geldt altijd nog een termijn van 6 weken waarin bezwaar mogelijk is.